W związku z planowaną reformą systemu rozliczeń z ZUS, obejmującą wprowadzenie Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego (JPU) oraz przejęcie przez ZUS przygotowywania dokumentów rozliczeniowych, dr Katarzyna Kalata, radca prawny i ekspert w zakresie prawa ubezpieczeń społecznych wyjaśnia na łamach Dziennik Gazeta Prawna, co oznaczają powyższe zmiany dla przedsiębiorców, jakie niosą ze sobą szanse, a jakie realne ryzyka trzeba wziąć pod uwagę.
Zgodnie z przewidywaniami, już w 2028 roku ZUS ma przejąć przygotowywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, a przedsiębiorcy będą je jedynie zatwierdzać lub korygować. Kluczowym elementem reformy będzie Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU), czyli elektroniczny pakiet danych przesyłany do ZUS. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych zakres danych ma ograniczyć się do informacji o przychodach, dochodach oraz zadeklarowanej podstawie składek społecznych, a w większych firmach pliki będą generowane automatycznie przez systemy kadrowo-płacowe. Na podstawie JPU ZUS zgłosi osoby do ubezpieczeń, wyliczy wysokość składek i rozliczy je na kontach.
Zmiany mają odciążyć przedsiębiorców i ograniczyć liczbę błędów, które dziś skutkują tysiącami postępowań wyjaśniających miesięcznie. Nowy system wprowadzi także prawo do reklamacji – płatnicy i ubezpieczeni będą mogli kwestionować nieprawidłowe dane dotyczące zgłoszeń, wysokości składek czy podstaw wymiaru składek, a każda zmiana zostanie wprowadzona dopiero po weryfikacji jej zasadności. Korekty będzie można wprowadzać do pięciu lat wstecz, po czym zapisy staną się ostateczne, chyba że zmieni je wyrok sądu.
Eksperci nie mają jednak wątpliwości, że cyfryzacja niesie ze sobą również ryzyka. ,,Przekazanie ZUS-owi jeszcze szerszego zakresu danych o przedsiębiorcach i pracownikach wymaga wzmocnienia gwarancji prawnych” – podkreśla dr Katarzyna Kalata. – Przy częstych zmianach interpretacji przepisów na niekorzyść ubezpieczonych i przedsiębiorców koncentracja tak dużej ilości danych może stać się narzędziem dodatkowej presji, zamiast faktycznym ułatwieniem. Deregulacja i cyfryzacja muszą iść w parze z poszanowaniem prawa przez organy państwowe – dodaje.
Na realne ułatwienia przyjdzie jednak poczekać. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą skorzystają z nowych rozwiązań najprawdopodobniej w 2028 roku, natomiast pozostali płatnicy – dopiero w 2031 roku. Dr Kalata zwraca uwagę, że niezależnie od automatyzacji, odpowiedzialność za poprawność danych pozostanie po stronie przedsiębiorcy. Oznacza to, że zarówno właściciele firm, jak i ich biura rachunkowe będą musieli skrupulatnie weryfikować informacje przekazywane do systemu, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych sporów z ZUS.
Dlatego już teraz warto przygotować się do nadchodzących zmian – przeanalizować obieg danych w firmie, dostosować procedury weryfikacji i reklamacji oraz upewnić się, że systemy kadrowo-płacowe będą gotowe do integracji z JPU. Tylko odpowiednie przygotowanie pozwoli sprawić, że reforma faktycznie przyniesie mniejszą biurokrację i większą pewność w rozliczeniach, a nie kolejną falę problemów administracyjnych.
