Rząd zapowiedział znaczące zmiany w relacjach przedsiębiorców z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Podstawą reformy jest zniesienie obowiązku przechowywania papierowych wersji zgłoszeń do ZUS, jeśli zostały one przesłane elektronicznie. Obecnie, mimo że większość zgłoszeń trafia do ZUS cyfrowo, firmy nadal mają obowiązek ich archiwizacji w wersji papierowej. Nowelizacja uchylająca art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ma to zmienić – dokumenty, które już znajdują się w systemie, nie będą musiały być dublowane na papierze.
Kierunek ten oceniają pozytywnie nie tylko przedstawiciele pracodawców, ale też eksperci z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Konfederacja Lewiatan wskazała, że reforma powinna zostać rozszerzona o możliwość elektronicznego zgłaszania danych przez pracowników oraz zniesienie obowiązku przekazywania papierowych raportów RMUA czy IMIR. Jak zauważa dr Katarzyna Kalata, radca prawny z Kancelarii Kalata, „Propozycje Konfederacji Lewiatan są słuszne i dobrze wpisują się w potrzebę dalszej elektronizacji relacji pracodawca – ZUS. Z perspektywy kancelarii prowadzącej audyty kadrowo-płacowe uważam, że rozszerzenie zmian o zniesienie obowiązku wydawania RMUA czy IMIR byłoby logiczną konsekwencją udostępnienia danych w eZUS”.
To jednak dopiero początek. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiada szeroką reformę ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, której celem ma być pełna elektronizacja i automatyzacja rozliczeń z ZUS. Zakład miałby przejąć rozliczanie składek za wszystkich płatników, w oparciu o tzw. jednolity plik ubezpieczeniowy. Choć idea uproszczenia rozliczeń wydaje się korzystna, budzi też obawy. Jak ocenia dr Katarzyna Kalata, „Rozliczenia składek to nie tylko księgowe przeksięgowania – to również weryfikacja tytułu ubezpieczenia, prawidłowości zgłoszeń czy ustalanie obowiązku ubezpieczeń. Oddanie tej kontroli ZUS-owi może oznaczać, że ewentualne błędy systemowe obciążą płatnika, który nie będzie miał wpływu na ich powstanie. Dlatego dziś trudno uznać ten kierunek za jednoznacznie korzystny”.
Obok reform w ZUS trwają również prace nad systemem e-umów – narzędziem umożliwiającym cyfrowe zawieranie umów o pracę, zleceń, szkoleniowych czy o zakazie konkurencji. System ma również wspierać rozliczenia z ZUS i fiskusem oraz umożliwiać elektroniczne potwierdzanie obecności. Eksperci są zgodni, że cyfryzacja kadrowo-płacowa to krok w dobrą stronę, ale podkreślają, że rola specjalistów HR w dalszym ciągu pozostanie kluczowa.
